Kinh nghiệm quản lý quán cafe

Kinh doanh quán cafe  hiện nay đang là loại hình kinh doanh được nhiều bạn trẻ khởi nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên  không phải cứ có nhiều tiền là mở quán cafe thành công. Để duy trì và phát triển mô hình kinh doanh này, yếu tố quan trọng chính là sự thành công trong quản lý. Dưới đây là kinh nghiệm quản lý quán cafe do Domainente tổng hợp. Cùng tham khảo nhé!

Quản lý nhân sự

Kỹ năng quản lý nhân sự bao gồm các công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên và còn cả nâng cao năng lực, kỹ năng của chính người quản lý.

Chất lượng phục vụ và tay nghề pha chế, ý thức, và niềm tự hào thương hiệu của toàn thể nhân viên chính là chìa khóa mở ra thành công của thương hiệu cafe của bạn. Trong khi các thương hiệu cafe lớn nhỏ đang phủ kín bản đồ cafe Việt Nam, thì điểm khác biệt về chất lượng dịch vụ chính là cái để khách hàng tìm đến bạn lần thứ 2.

Đó là lý do vì sao bạn cần phải lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo một cách bài bản và cẩn thận. Một người quản lý giỏi cũng sẽ không bị phụ thuộc vào bất kỳ nhân viên nào trong đội ngũ của họ. Bạn phải luôn dự trù nhân viên trong trường hợp thiếu người đột xuất.

Tuyển dụng từ từ và đào tạo chắc chắn sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc mang lại sự chuyên nghiệp cho quán cafe của bạn dù nó nhỏ hay lớn.

Quản lý nguyên vật liệu

Ngoài yếu tố nhân sự, tài chính thì người quản lý chất lượng là công việc khá khó khăn.

Mục đích của việc quản lý nguyên vật liệu đầu tiên là tránh gây ra lãng phí, hay thiếu nguyên liệu chế biến nhất là những thực phẩm, trái cây tươi trong ngày.

Thứ 2, nó giúp kiểm soát, ổn định chất lượng thức uống. Cùng một món, nếu khi thừa, khi thiếu, lúc ngọt, lúc thanh thì chắc chắn khách hàng sẽ phàn nàn hoặc “say no” với bạn;

Thứ 3, khai thác nguồn nguyên liệu mới với giá thành rẻ nhưng không làm giảm chất lượng và “hương vị riêng” của đồ uống. Đồng thời đa dạng menu của bạn, bắt kịp thị hiếu của khách hàng để không bị nhàm chán với thực đơn cũ.

Ngoài ra, một rủi ro mà người quản lý quán cafe thường gặp chính là bị thâm hụt tiền mua nguyên liệu. Nguyên nhân thường xuất phát từ nhà cung cấp hoặc nhân viên thu mua ăn chặn, đội giá nguyên liệu trong báo cáo, hóa đơn…

Quản lý Menu đồ uống

Khách hàng khi bước vào quán cafe của bạn có thể sẽ “ồ” lên vì menu quá bắt mắt và “món gì cũng có”. Thế nhưng họ sẽ âm thầm một đi không trở lại nếu bị “tụt hứng” vì đồ uống “chẳng ra gì”.

Quản lý menu, cập nhật các món mới để phục vụ thị hiếu của khách hàng là việc quan trọng bởi xu hướng đồ uống luôn thay đổi từng ngày.

Tuy nhiên, thay đổi hoặc bổ sung món nào vào menu cũng cần phải đánh giá đối tượng khách hàng của bạn là ai? Họ có phù hợp với phong cách đồ uống mới? Món nào nên giữ lại, món nào nên thay thế?

Mỗi tháng bạn hãy thống kê xu hướng đồ uống của khách bằng các hóa đơn. Update menu không có nghĩa là bạn ngừng quản lý chất lượng đồ uống nhé!

Bí quyết quản lý chuyên nghiệp để giữ chân khách

• Làm đồng phục cho quán, sử dụng hóa đơn, có thẻ đặt bàn cho khách…(những lựa chọn này còn tùy thuộc vào phong cách quán của bạn)
• Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở
• Luôn đảm bảo vệ sinh
• Nhớ tên khách
• Kiên nhẫn khi khách gọi đồ
• Thanh toán nhanh và chính xác
• Tặng thẻ thành viên, gửi email về các chương trình ưu đãi của quán, giảm giá nhân các dịp đặc biệt như ngày lễ, ngày sinh nhật

Những điều nên tránh để không bị mất khách

• Phục vụ chậm, nhân viên lơ là
• Ly, cốc không sạch sẽ
• Cãi với khách hàng
• Làm nhầm thức uống
• Đồ uống kém chất lượng

Quản lý tài chính

Yếu tố quan trọng giúp quán cafe có nguồn thu ổn định chính là kỹ năng quản lý tài chính. Bao gồm quản  lý nguồn doanh thu và chi phí vận hành.

Quản lý doanh thu

Một vài điều bạn cần lưu ý trong việc kiểm soát chính xác doanh thu của quán:

• Ghi chép doanh số mỗi ca
• Đánh giá doanh thu theo ngày và qua mỗi tháng để biế được ngày cao điểm và những ngày ít khách từ đó có kế hoạch tăng push sale phù hợp trong những ngày này (khuyến mãi, giảm giá, giờ vàng….)

Tuy nhiên cũng có nhiều lý do khiến doanh thu bị hụt vì

• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực.
• Nhân viên phục vụ nhận tiền của khách nhưng không đưa lại.
• Khi quán đông, thu ngân tính nhầm, thu thừa thiếu. Có khi quên thu tiền của khách.

Để tránh hoặc hạn chế những tình huống trên, người quản lý có thể phân công ghi chép đầy đủ mỗi khoản mà nhân viên thu ngân thu về để đối chiếu hàng ngày.

Máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý quán cafe là một trong những khoản đầu tư không hề thừa trong việc quản lý.

Bạn nên trang bị cho quán phần mền quản lý quán cafe. Đây chính là giải pháp giúp cho việc quản lý quá cafe của bạn trở nên đơn giản, tiết kiệm và an toàn nhất.

Bên cạnh đó, bạn nên lắp camera tại quầy thu ngân để giám sát các hoạt động của nhân viên, tránh các trường hợp tình nhầm, mất cắp…

Quản lý chi tiêu

Các khoản chi tưởng chừng là li ti nhưng thực chất chúng lại là khoản hao hụt không tên lớn nếu như bạn không biết cách kiểm soát. Các nhà quản lý thiếu kinh nghiệm thường chọn cho mình phương án cắt giảm chi tiêu cho những phát sinh này. Tuy nhiên đó không hẳn là cách tốt  nhất.

Lời khuyên cho bạn chính là yêu cầu nhân viên ghi lại tất cả các khoản chi tiêu trong ngày. Đối chiếu số tiền thu chi của quán sau mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Yêu cầu nhân viên mua hàng kèm theo hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán lẻ.

Sau đó đánh giá chúng có thực sự cần thiết để loại bỏ hoặc thay thế dần dần nếu tiếp tục phát sinh. Việc này giúp bạn chủ động tính toán và điều chỉnh hành vi chi tiêu phù hợp.

Phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả

Nhằm đơn giản hóa và tăng hiệu quả quản lý quán cafe, các nhà quản lý nên chọn cho mình một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp. iPOS chính là giải pháp tối ưu cho việc kinh doanh ngành hàng F&B được nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ áp dụng.

Tính năng hỗ trợ

• iPOS đáp ứng đầy đủ tất cả các nghiệp vụ thường gặp trong quán cafe (như order, chuyển bàn, book bàn, …)
• Thiết kế sơ đồ bàn trực quan theo không gian thực
• Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ thiết lập đa dạng các chương trình khuyến mại và theo dõi hiệu quả của chương trình.
• Nó còn cung cấp báo cáo đầy đủ, trung thực và linh hoạt (bao gồm báo cáo doanh thu, tồn kho, công nợ…)

Thiết bị phầm mềm và phần cứng

iPOS có đầy đủ các phần mềm hỗ trợ quản lý trong tất cả các khâu: bán hàng (Phần mềm bán hàng iPOS), kế toán (phần mềm kế toán iPOS Accounting), hệ thống chăm sóc khách hàng CRM…

Về thiết bị cứng gồm có: máy tính tiền, báo cáo doanh thu POS/hệ thống máy cảm ứng, máy in (quầy thu ngân, bar), PDA (order tại bàn).

Đơn vị cung cấp giải pháp này chính là iPOS.vn. Đây là đơn vị đảm bảo hệ thống quản lý chặt chẽ, chính xác và đơn giản nhất. Nó giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tăng chất lượng quản lý.

Nhà cung cấp phần mềm quản lý quán cafe uy tín

CÔNG TY CỔ PHẦN IPOS.VN

• Hotline: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn
• Website: https://ipos.vn/
• Địa chỉ văn phòng
  • Hà Nội: Tầng 11, Tòa tháp Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
  • TP. Hồ Chí Minh: Tầng 12, Tòa nhà Lottery Tower, Số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, TP. Hồ Chí Minh
  • Hải Phòng: Số 280, Lô 22, Lê Hồng Phong, Ngô Quyền, Hải Phòng
  • Đà Nẵng: Số 174A Nguyễn Duy Hiệu, TP. Đà Nẵng
  • Nghệ An: Số 3 Trần Hưng Nhượng, Hưng Phúc, TP Vinh Nghệ An
  • Huế: Kiốt số 06 Lê Đại Hành, Phường Tây Lộc, TP Huế
  • Lào Cai: Số 114 Thạch Sơn, Thị Trấn Sapa, Tỉnh Lào Cai