Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Bố cục khi viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Lời chào (Greeting).

Bắt đầu với phần ”mở màn” chào hỏi, ta có thể sử dụng mẫu câu trang trọng và lịch sự sau đây:.

Bạn Đang Xem: Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Kính gửi + danh xưng + họ.

Ví dụ: Thưa ông/bà Parker.

Chúng ta thường sử dụng Ms cho phụ nữ độc thân và Mrs cho phụ nữ đã kết hôn. Bạn đã từng tự hỏi liệu nên sử dụng Ms hay Mrs chưa?

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam.

2. Bình luận khai mạc.

Trong phần Mở đầu, thường có những câu hỏi về tình trạng sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận. Nếu người nhận là người bạn ít hoặc không quen, bạn có thể dùng những câu đơn giản để hỏi thăm mà không cần mong muốn nhận được phản hồi.

Hoặc là những lời chúc đơn giản và phổ biến với cấu trúc ‘Tôi hy vọng’:.

Bạn có thể khởi đầu email bằng việc hỏi thăm về các công việc mà người đó đã làm trong thời gian vừa qua hoặc gửi lời chúc tốt đẹp đối với các dự án sắp tới của họ nếu người nhận email là người quen hoặc bạn và đã có liên lạc với nhau trước đây. Hoặc đơn giản là trả lời các câu hỏi mà người đó đã đặt trong email trước đó.

Xem Thêm : Bài 10: Khái Niệm Về Hệ Điều Hành Đa Nhiệm Là Gì, Bạn Hiểu Như Thế Nào Về Khái Niệm Đa Nhiệm

3. Phần giới thiệu.

Bạn có thể sử dụng cụm từ đơn giản sau đây để bắt đầu email và trực tiếp đề cập đến mục đích của nó. Tuy nhiên, tùy vào từng tình huống cụ thể, chúng ta có thể dùng nhiều phương pháp khác nhau để khởi đầu email. Trong phần này, chúng ta sẽ đưa ra lí do cụ thể để viết email này.

Ta nên ghi rõ thay vì sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trang trọng và lịch sự.

Để tạo các mối quan hệ xã giao, nên sử dụng câu hỏi hoặc câu nói gián tiếp, trong khi đó, để xây dựng các mối quan hệ thân mật hơn, nên sử dụng câu hỏi hoặc câu nói trực tiếp. Các từ có thể được áp dụng để cấu trúc như sau.

Có thể sử dụng cụm từ “Tôi muốn…” Thay thế cho “Tôi viết để…” Để đổi văn phong. Trong tình huống không cần quá nghiêm trọng, có thể sử dụng đơn giản như “Tôi chỉ muốn…”.

4. Chủ điểm chính.

Bạn có thể diễn đạt rõ ràng hơn và cung cấp thêm thông tin chi tiết để giải thích lý do gửi email. Cần trình bày vấn đề một cách ngắn gọn và súc tích, bởi vì đây là một email. Nếu nội dung quá phức tạp, người đọc có thể bị nhầm lẫn và không hiểu được ý bạn muốn truyền đạt.

Sau khi giải thích lý do gửi email, tôi muốn nghỉ học vào ngày hôm đó. Trong buổi học đầu tiên, tôi sẽ không có mặt vì lý do riêng tư. Tôi cam kết sẽ học đầy đủ bài trước khi đến lớp vào ngày tiếp theo.

Một thư điện tử có tính chất tương tự như một câu chuyện để thuyết phục người nhận chấp nhận thông tin, giải quyết vấn đề và trao đổi nếu cần thiết. Khác biệt nằm ở việc câu chuyện trong thư điện tử chỉ cần những thông tin cần thiết và các tiêu đề để người nhận có thể theo dõi dễ dàng. Hãy sáng tạo với từ vựng tiếng Anh của bạn để tạo nên phong cách viết độc đáo của riêng mình.

Nếu bạn sử dụng lại những cụm từ trong văn phong trang trọng như DOL đã đề xuất ở trên, bạn cũng nên giới hạn và kiểm tra lại trước khi gửi để đảm bảo câu từ trôi chảy và tự nhiên nhất có thể. Hãy lưu ý điều này nhé.

Xem Thêm : Kèo 0.5 là gì? Cách đánh loại kèo này như thế nào

5. Câu kết luận.

Khi kết thúc thư, hãy nhớ chào lại một lần nữa. Cách chào này sẽ khác với phần mở đầu vì bạn cần tóm lại nội dung của toàn bộ thư hoặc nhắc nhở người nhận phản hồi lại thư của mình. Để kết thúc một email bằng tiếng Anh, bạn có thể lựa chọn một trong những cách sau đây:

Bạn có thể sử dụng cụm từ “Xin đừng ngại liên hệ với tôi…” Để thay thế cho “Hãy liên hệ với tôi thoải mái…”. Nếu muốn thể hiện sự trang trọng hơn trong văn phong thư, bạn còn thể sử dụng những lựa chọn sau đây:

6. Đóng dấu (Ký tên).

Chú ý đến hai phần nhỏ để hoàn thành email, bao gồm họ tên (chữ kí) của người gửi thư và các dòng chữ đi kèm như sau:

Tình huống không đòi hỏi quá nghiêm trọng.

Tình huống nghiêm trọng.

Ví dụ:.

Yours sincerely;.

Tôi là Nguyễn Văn An.

Nguồn: https://domainente.com
Danh mục: Chia sẻ